Privacybeleid

1. Wie is verantwoordelijk?

21labs is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit privacybeleid.

21labs
Juridische naam: 21labs
KvK-nummer: 42148985
Btw-id: [BTW-ID]
E-mail: hello@21labs.nl
Website: 21labs.nl

Voor vragen over privacy of persoonsgegevens kun je contact opnemen via hello@21labs.nl.

2. Welke persoonsgegevens verwerken we?

Welke gegevens we verwerken hangt af van hoe je contact met ons hebt en welke diensten je afneemt.

Wanneer je het contactformulier gebruikt

We kunnen de volgende gegevens verwerken:

• naam;
• e-mailadres;
• bedrijfsnaam;
• de dienst waarin je geïnteresseerd bent;
• informatie die je over je project verstrekt;
• het websiteadres dat je invult;
• overige informatie die je zelf in het formulier deelt.

We gebruiken deze gegevens om je aanvraag te beoordelen, contact met je op te nemen en een passende vervolgstap of offerte voor te stellen.

De grondslag hiervoor is het nemen van stappen voorafgaand aan een mogelijke overeenkomst en, waar van toepassing, ons gerechtvaardigd belang om zakelijke aanvragen te behandelen.

Wanneer je contact opneemt via e-mail of WhatsApp

Wanneer je rechtstreeks contact opneemt, kunnen we onder andere je:

• naam;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• bedrijfsgegevens;
• berichtinhoud;
• bijlagen;
• overige informatie die je zelf verstrekt

verwerken.

We gebruiken deze informatie uitsluitend voor het beantwoorden van je bericht, het bespreken van een mogelijke opdracht of het uitvoeren van een bestaande opdracht.

Wanneer je WhatsApp gebruikt, verwerkt ook WhatsApp/Meta gegevens volgens de eigen privacyvoorwaarden van die dienst.

Wanneer je klant wordt

Voor het voorbereiden en uitvoeren van opdrachten kunnen we aanvullende gegevens verwerken, zoals:

• naam en contactgegevens;
• bedrijfsnaam en bedrijfsgegevens;
• projectinformatie;
• afspraken en correspondentie;
• offertes en overeenkomsten;
• factuurgegevens;
• betaalgegevens;
• gegevens die noodzakelijk zijn om een website, campagne, automatisering of andere dienst uit te voeren.

Deze verwerking is noodzakelijk voor het aangaan en uitvoeren van de overeenkomst.

Administratie en facturatie

Voor onze administratie kunnen we gegevens bewaren die op offertes, overeenkomsten, facturen en betalingen voorkomen.

Dit doen we om overeenkomsten uit te voeren en te voldoen aan wettelijke en fiscale verplichtingen.

3. Waarvoor gebruiken we persoonsgegevens?

21labs verwerkt persoonsgegevens uitsluitend wanneer daar een geldig doel en een geldige grondslag voor bestaat.

We kunnen persoonsgegevens gebruiken voor:

• het beantwoorden van vragen en aanvragen;
• het beoordelen van nieuwe projecten;
• het opstellen van offertes;
• het uitvoeren van opdrachten;
• communicatie tijdens een project;
• facturatie en administratie;
• het leveren van ondersteuning;
• het beveiligen en technisch goed laten functioneren van de website;
• het verbeteren van onze website en dienstverlening;
• het voldoen aan wettelijke verplichtingen;
• het vaststellen, uitoefenen of verdedigen van juridische aanspraken.

We verkopen persoonsgegevens niet.

4. Bewaartermijnen

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke verplichting een langere bewaartermijn vereist.

In beginsel hanteren we de volgende termijnen:

Aanvragen die niet tot een opdracht leiden

Gegevens uit contactaanvragen en bijbehorende correspondentie worden maximaal 24 maanden na het laatste inhoudelijke contact bewaard.

Daarna worden ze verwijderd, tenzij er een concrete reden bestaat om ze langer te bewaren.

Klant- en projectgegevens

Projectgegevens en relevante zakelijke correspondentie kunnen tot 5 jaar na afronding van de opdracht worden bewaard wanneer dat nodig is voor nazorg, bewijs van gemaakte afspraken of mogelijke juridische aanspraken.

Gegevens die onderdeel zijn van de wettelijke administratie kunnen langer worden bewaard.

Financiële administratie

Facturen, betaalgegevens en andere gegevens die onderdeel zijn van onze fiscale administratie worden in beginsel 7 jaar bewaard, voor zover de wet dat vereist.

Technische gegevens

Technische loggegevens die door onze website of hostingomgeving worden gegenereerd, worden alleen bewaard zolang dat redelijkerwijs nodig is voor beveiliging, foutopsporing en technisch beheer.

5. Websitegegevens, analytics en cookies

21labs gebruikt alleen cookies en vergelijkbare technieken voor zover deze nodig zijn voor het functioneren, beveiligen of verbeteren van de website.

Functionele cookies kunnen zonder voorafgaande toestemming worden gebruikt wanneer deze noodzakelijk zijn voor een goed werkende website.

Privacyvriendelijke analytische technieken kunnen worden gebruikt om bijvoorbeeld inzicht te krijgen in:

• bezochte pagina's;
• apparaat- en browsertype;
• algemene verkeersbronnen;
• technisch functioneren van de website;
• geanonimiseerde of beperkte bezoekersstatistieken.

21labs plaatst geen marketing- of trackingcookies waarvoor toestemming vereist is voordat de bezoeker daarvoor toestemming heeft gegeven.

Wanneer in de toekomst advertentie-, remarketing- of andere trackingtechnologie wordt toegevoegd, wordt waar nodig eerst toestemming gevraagd.

Voor publicatie controleren: vul hier de daadwerkelijk gebruikte analyticsdienst en bewaartermijn in, bijvoorbeeld Google Analytics, Plausible, Vercel Analytics of een andere dienst. Als geen analyticsdienst wordt gebruikt, kan deze aanvullende vermelding worden weggelaten.

6. Met wie delen we persoonsgegevens?

We delen persoonsgegevens alleen wanneer dat nodig is voor onze dienstverlening, bedrijfsvoering of wettelijke verplichtingen.

Daarbij kunnen we gebruikmaken van partijen voor:

• websitehosting en infrastructuur;
• e-mail en communicatie;
• cloudopslag;
• projectmanagement;
• boekhouding en facturatie;
• analytics;
• technische software en SaaS-diensten;
• automatiseringen;
• professionele adviseurs;
• onderaannemers of samenwerkingspartners die noodzakelijk zijn voor een specifieke opdracht.

Deze partijen ontvangen alleen gegevens die zij nodig hebben voor hun taak.

Wanneer een partij namens 21labs persoonsgegevens verwerkt en daarvoor volgens de AVG een verwerkersovereenkomst nodig is, maken we passende afspraken over de verwerking en beveiliging van persoonsgegevens.

Persoonsgegevens kunnen daarnaast worden verstrekt wanneer 21labs daar wettelijk toe verplicht is.

7. Diensten van derden

Voor bepaalde opdrachten kan 21labs diensten van externe partijen gebruiken, bijvoorbeeld voor:

• hosting;
• domeinnamen;
• analytics;
• e-mail;
• advertentieplatforms;
• automatiseringssoftware;
• API's;
• AI-diensten;
• cloudsoftware;
• content- en videodiensten.

Wanneer je rechtstreeks gebruikmaakt van een externe dienst, kunnen daarnaast de privacyvoorwaarden van die externe partij van toepassing zijn.

8. Gegevens buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige technische dienstverleners kunnen persoonsgegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte.

Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt, zorgen we waar nodig voor een geldige doorgiftegrondslag, bijvoorbeeld:

• een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie;
• goedgekeurde standaardcontractbepalingen;
• andere wettelijk toegestane waarborgen.

9. AI en automatisering

21labs kan bij werkzaamheden gebruikmaken van AI- en automatiseringstools, bijvoorbeeld voor ontwikkeling, analyse, contentproductie of het automatiseren van processen.

Persoonsgegevens of vertrouwelijke klantinformatie worden niet bewust in externe AI-systemen ingevoerd voor trainingsdoeleinden wanneer daarvoor geen passende grondslag, beveiliging of afspraak bestaat.

Wanneer een specifieke opdracht verwerking van persoonsgegevens via een AI- of automatiseringsdienst vereist, beoordelen we welke afspraken en waarborgen daarvoor nodig zijn.

10. Beveiliging

21labs neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen onder andere:

• verlies;
• onbevoegde toegang;
• ongewenste openbaarmaking;
• wijziging;
• misbruik.

Geen enkele digitale verwerking kan echter volledig risicoloos worden gemaakt.

Wanneer zich een datalek voordoet, handelen we volgens de toepasselijke wettelijke verplichtingen.

11. Jouw privacyrechten

Afhankelijk van de situatie heb je onder de AVG onder andere het recht om:

• inzage te krijgen in je persoonsgegevens;
• onjuiste gegevens te laten corrigeren;
• gegevens te laten verwijderen;
• verwerking te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
• je gegevens over te laten dragen wanneer het recht op dataportabiliteit van toepassing is;
• eerder gegeven toestemming in te trekken.

Een verzoek kan worden gestuurd naar hello@21labs.nl.

We kunnen om aanvullende informatie vragen wanneer dat nodig is om je identiteit vast te stellen.

12. Geautomatiseerde besluitvorming

21labs neemt niet uitsluitend op basis van geautomatiseerde verwerking besluiten over personen die aanzienlijke juridische of vergelijkbare gevolgen hebben.

Automatisering en AI kunnen werkzaamheden ondersteunen, maar belangrijke beslissingen binnen onze dienstverlening worden niet zonder menselijke beoordeling genomen wanneer dat wettelijk vereist of redelijkerwijs noodzakelijk is.

13. Klacht indienen

Heb je een klacht over de manier waarop wij met je persoonsgegevens omgaan? Neem dan bij voorkeur eerst contact met ons op via hello@21labs.nl, zodat we kunnen proberen het probleem op te lossen.

Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

14. Websites van derden

21labs.nl kan links bevatten naar websites of diensten van andere partijen.

21labs is niet verantwoordelijk voor het privacybeleid of de inhoud van externe websites. Bekijk daarom waar nodig de privacyvoorwaarden van de betreffende partij.

15. Wijzigingen

Dit privacybeleid kan worden aangepast wanneer onze website, dienstverlening of wet- en regelgeving verandert.

De meest recente versie staat altijd op 21labs.nl/privacybeleid.

Bij belangrijke wijzigingen kunnen we hier aanvullend over informeren.

Laatst bijgewerkt: 27 augustus 2026